Gestión del Tiempo: 11 trucos para aprender a ser más productivo en 2021.

La gestión del tiempo en la era digital es cada vez más complicada: demasiados estímulos hacen que perdamos la concentración y el esfuerzo para hacer algo de principio a fin es cada vez mayor.

¿Eres de los que piensan que el mejor día para empezar es el lunes? ¿o septiembre? ¿tu momento ideal para planificar es final de año?

Estoy segura que ya te habrás dado cuenta de que da igual que sea Diciembre, enero o julio porque lo que cuesta es mantener las ganas de conseguir tu meta.

Aunque hemos de reconocer que existen dos momentos en los que siempre vas a tener ganas de cambiar tu vida y mejorar tus hábitos:  el último mes del año y el primer mes del año que le sigue.

Siempre se dice que nos cargamos de objetivos que nunca cumplimos.

No siempre es así. Todo depende de lo realista que seas a la hora de establecer tus objetivos y de la determinación que tengas a la hora de ir a por ellos.

La gestión de tiempo es un factor fundamental a la hora de conseguir alcanzar nuestras metas. De nada sirve que establezca un sinfín de objetivos si a la hora de luchar por conseguirlos no somos constantes o nos distraemos con facilidad.

Está bien eso de pensar a lo grande pero eso también suele ser una fuente de frustración.

Soy una frikuna con el tema objetivos. Me encanta plantearme retos y objetivos y luchar por alcanzarlos.

Te voy a contar mis secretos para conseguir lograr algunos de los objetivos que me propongo. 

Entre mis metas siempre está la de cómo ser más productivo y he de reconocer que aunque estoy lejos de mi ideal, si echo la vista atrás la gestión del tiempo que hago es mucho más eficiente que hace  5 años.

La gestión del tiempo se aprende, como ser productivo también se aprende. Para aprenderlo he leído muchos libros de los que he aprendido (y aprendo) técnicas y trucos con los que mejorar la gestión del tiempo tanto de mi vida personal como profesional.

Por eso, en el post de hoy te voy a contar algunos trucos para la gestión del tiempo y la planificación de tareas,  5 libros de productividad que me han ayudado mucho a aprender como ser más productivo en mi trabajo y, por tanto, a mejorar la productividad..

11 trucos con los que vas a aprender a gestionar el tiempo y lo que haga falta #jesuiemprendedor Clic para tuitear

¿qué es la productividad personal?

La productividad llevada al terreno personal es la capacidad de centrarnos en una tarea y mantener la concentración con la finalidad de hacer en una jornada todo lo que nos hemos propuesto.

Se trata de ser eficientes y eficaces, en definitiva.

A mí me gusta definirlo como:

Hacer lo que hay que hacer cuando hay que hacerlo apetezca o no hacerlo

Con frecuencia esta premisa la aplicamos al trabajo, a nuestros clientes…pero no a nuestras metas.

Todos nos quejamos de lo mismo: no tengo tiempo. El estilo de vida que tenemos nos lleva a ir corriendo todo el día intentando abarcar todos los roles que tenemos…

No nos damos cuenta de que el tiempo no existe. No lo podemos tener o no tener.

Lo que podemos hacer es aprender cómo ser más productivos gracias a la gestión del tiempo y si eres consultor SEO por cuenta propia es casi un imperativo.

El día tiene 24 horas para todo el mundo y lo que podemos hacer con ellas es organizar y priorizar nuestras tareas y hacernos dueños de nuestro espacio.

Te pongo un ejemplo:

Te pones a currar muy concentrado, adelantas un montón y de repente… Un whatsapp.

Decides no mirarlo, estás concentrado. Sigues a lo tuyo.

Recibes otro whatsapp.

A los 5 segundos otro. Y después otro.

Coges el teléfono.

Justo es ese momento en el que coges el teléfono en el que te vas a meter, mínimo, 30 minutos en el infinito.

A las 11 de la mañana empiezan las llamadas de clientes, los mails…la vorágine del día a día.

Ya estás perdido.

Si solo lo dejamos aquí podríamos decir que la tarea es sencilla pero vamos a complicarla un poco más:
Usas unos tres canales de comunicación diferentes: llamadas telefónicas, whatsapp, messenger y email. Algunos locos usan además, telegram o slack.

Además tienes familia, hijos, casa, coche al que tienes que llevar a pasar la I.T.V…

Las anotaciones importantes las haces en una libreta, si la tienes a mano, o en lo que pilles cerca para poder escribir.

Pierdes la mayoría de las notas y lo sabes.

Tienes un proceso muy español de desarrollo de proyectos: El de la última hora del último momento.

Te metes en instagram varias veces al día.

A veces ves vídeos de gatitos

Y quieres hacer ejercicio.

Vamos, lo normal…

Cuando queremos poner orden porque nos damos cuenta de que somos altamente ineficientes decimos cosas del tipo:

• Voy a poner el móvil en modo avión
• Además voy a ir todos los días al gimnasio
•  ya que estoy como sano
• Y voy a usar esta herramienta para las notas y esta otra para los proyectos y además esta, que me han dicho que está fenomenal.
• Además, nos fijamos un horario que cumplir a rajatabla…

Cuando hacemos eso nuestros nuevos hábitos nos duran entre dos y tres días. Una semana, como mucho, estamos regresando a nuestra zona de confort llena de procastinación y agobios.

Cuando fui consciente de todo esto decidí ponerme manos a la obra.

Soy Leo hasta de horóscopo y me encanta leer y profundizar en las cosas por eso me metí de lleno a la búsqueda de material que satisficiera mis necesidades para ser más productiva y a aprender todo sobre la gestión del tiempo.

Aprende a ser más productivo aprendiendo la gestión del tiempo

El día tiene 24 horas para tí y para la persona más ocupada del mundo. 

¿Qué las diferencia a ellas del común de los mortales?

El foco

Por tanto, la gestión del tiempo es muy importante para ser más productivo y para vivir. 

No todo es trabajo, el ocio es importante. 

Una de las cosas que he aprendido mientras leía sobre la gestión del tiempo, es el poder de los hábitos. 

Crear hábitos buenos es tan importante como ser productivo o hacer una correcta gestión del tiempo. 

Por eso, lo mejor que podemos hacer además de aprender a ser más productivo y a gestionar el tiempo mediante nuestra agenda, es crear hábitos que nos ayuden a conseguirlo.

Bloquear 5minutos al día para organizar el día siguiente o pensar a largo plazo en vez de dejarnos llevar por la comodidad son pequeñas cosas que nos ayudan a ser más productivos y a mantener el foco. 

Piensa en cualquier objetivo que tengas. 

Ese objetivo va a tener momentos de subidón porque estarás motivado y momentos de bajón porque la motivación dura lo que dura….

La gestión del tiempo va de la mano de la disciplina.

Si coges el móvil nada más levantarte: enhorabuena, puedes decir que tienes una pequeña adicción. Aprende a gestionar el tiempo y lograr tus metas Clic para tuitear

11 trucos para ser más productivo

A través de la gestión del tiempo lograremos ser más productivos. Por eso, para saber como ser más productivo debes conocer algunos trucos con los que potenciar esa productividad.

Como hemos visto antes, la productividad es una cuestión de hábitos. 

Instaurando una serie de hábitos en tu vida lograrás gestionar el tiempo y mejorar la producitividad personal. 

No te voy a engañar, es complicado. 

Los seres humanos somos animales de costumbres y los nuevos hábitos es algo que queda muy bien en nuestra lista de buenos propósitos pero que a la hora de la verdad…pocas veces llegamos a instaurar. 

El motivo es sencillo: el cerebro es perezoso.

Nuestro cerebro busca el ahorro de recursos por eso todo lo que suponga un esfuerzo adicional intenta evitar. Es consecuencia nuestro sistema límbico, el cerebro reptiliano, Esa zona del cerebro emocional muy difícil de controlar.

Luego está nuestro cerebro racional, que se desarrolló después y que intenta poner razón a nuestro sistema límbico. Sin embargo, es difícil controlar esa parte emocional que quiere comodidad si no tienes desarrollada la fuerza de voluntad.

Por eso, se dice que los nuevos hábitos se deben trabajar de uno en uno. Es la mejor forma de ir fortaleciendo el músculo de la fuerza de voluntad. 

Antes de meternos en la faena de ser más productivos y contaros los 11 trucos para aprender a ser más productivo te voy a explicar la tarea 0, esa que debes hacer antes de cualquier otra.

0- Haz una lista con las cosas que quieres conseguir

Si quieres aprender la gestión del tiempo y con ello ser más productivo, lo primero que debes hacer es una lista de motivos o porqués quieres conseguirlo.

Por ejemplo:

Yo quiero ser más productivo para poder desarrollar mi marca personal, o para pasar más tiempo con mis hijos, o quiero estudiar , o hacer deporte…

Para hacer cualquiera de esas cosas, la gestión del tiempo es tu aliada y ahora verás porqué

Es importante que seas realista y no te vengas arriba (demasiado). 

Piensa que un hábito se crea en unos 21 días, pero la realidad nos canta que son alguno más…Además debes tener en cuenta las «recaídas»…como muchísimo, plantea un hábito cada mes y medio.

1- No cojas el móvil nada más levantarte

Parece una tontería pero coger el móvil nada más levantarte va a condicionar el resto de tu día. 

Al hacer eso ya estás perdiendo un tiempo muy valioso y estás haciendo una mala gestión del tiempo. 

Es preferible que empieces el día con algo que te guste o que quieras hacer: leer o una tabata de 8 minutos con  la que despertar el sistema metabólico. 

A primera hora del día es cuando más energía y fuerza de voluntad tenemos, aprovéchala.

2- Organiza tu día

Bien antes de irte a la cama, cuando finalice tu jornada laboral o a primera hora de la mañana (nada más levantarte), coge papel y boli y haz una lista de las cosas que impepinablemente tienes que hacer hoy.

Cómo decíamos antes, a nuestro cerebro no le gusta pensar y perdemos mucho tiempo dudando qué debemos hacer ahora. Cuando no tenemos una idea clara de lo que debemos hacer somos más propensos a perder tiempo.

Uno de los pilares bases en la gestión de tiempo es facilitar la toma de decisiones, organizar tu día hace muy fácil esa toma de decisiones de tal forma que será más fácil mantener el foco en lo que realmente debes hacer.

3- Diferencia entre metas y trabajo.

Una de los motivos por los que queremos aprender la gestión del tiempo es porque queremos mejorar aspectos personales (metas). 

Las metas puede ser de muy diferente tipo:

• Mejorar nuestras habilidades dentro del ámbito profesional (formación)
• Mejorar nuestra condición física
• Crear nuevas líneas de negocios fuera de nuestra compañía
• Trabajar la marca personal
• …

Para conseguir nuestras metas debemos controlar la gestión de tiempo en el trabajo. Si no logramos diferenciar entre metas y trabajo…difícilmente lograremos «tener tiempo» para conseguir darle alas a nuestras metas personales.

A quién madruga algún Dios le ayuda y si te lees este post prenderás a gestionar el tiempo sin morir en el intento #jesuiemprendedor Clic para tuitear

4- Usa un medio para la gestión del tiempo

La gestión de tiempo parte de una premisa: el tiempo no existe, tú decides qué hacer cada minuto.

La agenda, Google calendar  o cualquier otra forma que tengas para organizar tu día, es buena para empezar a hacer una buena gestión del tiempo. 

No es necesario 50 apps de productividad, es más: no es necesaria ninguna app para la gestión del tiempo. Con papel y boli es suficiente. 

Lo único que necesitas para llevar una gestión del tiempo exitosa es decidirte por el medio que vas a usar. 

De entre todas las opciones posibles, decántate por una (solo una) y úsala. 

5- Bloquea tiempo para tus metas

Una vez que tienes ya el medio, solo queda decidir que vas a hacer con tu tiempo (de manera realista)

Bloquea tiempo para tus metas, decide qué días a la semana le vas a dedicar a tu proyecto personal y cuanto tiempo va a durar esa sesión. 

Hagas lo que hagas, pase lo que pase ese día: cumple.

Que sí, que sí…que ya sabemos que estás muy cansadito…pobreee….pero…imagina que se trata de una reunión con una importante empresa que quiere contratarte, ¿Le dirías que hoy no te apetece? Pues a tí tampoco.

6- Establece mínimos

Teniendo en cuenta que a veces estamos hechos polvo…vamos a jugar con otra palabra a la que no le hacemos demasiado caso: flexibilidad.

Establece un mínimo de tiempo que le tienes que dedicar a tu meta, así esos días en los que no tengas ganitas de nada sabes que vas a hacer 5 minutos. 

Lo mismo después de esos 5 minutos te vienes arriba y le dedicas alguno más…

Si quieres hacer ejercicio y no te apetece hacerlo ni escrito ni bendito…prueba a hacer 10 sentadillas y 5 flexiones. 

Pon tus mínimos, los que sean…

Más vale un hábito medio hecho que no hecho.

7- A primera hora de la mañana es un buen momento

A mí lo que me funciona es levantarme muy pronto (acostándome muy pronto). De esa forma, Las primeras le dedico tiempo a mis metas  y después al trabajo. 

La fuerza de voluntad se va gastando conforme avanza el día, a primera hora estamos más frescos y decididos a hacer cosas que por la tarde puede que dejemos de lado. 

La clave de la gestión del tiempo es la toma de decisiones, por eso decide la noche de antes y por la mañana ejecuta. 

8- Ponte un periodo de adaptación

El ansia viva no ayuda. 

Sé realista: pasar de no hacer algo a hacerlo como si no hubiera mañana ni es sostenible, ni es coherente, ni es ná de ná…

Si quieres entrenar todos los días, empieza entrenando un par de veces a la semana…

Cuando empecé a levantarme a las 5a.m empecé de media hora en media hora…

Además, fue muy paulatino porque como me levantaba dormida había veces que no tenía la cabeza para hacer nada…aún así yo me levantaba.. El hecho de levantarme, aunque no hiciera nada, le estaba diciendo a mi cerebro que era la hora de levantarse. 

A las pocas semanas, ya tenía el hábito cogido y podía dedicarme a mis metas.

Todo se entrena.

9- Hazle seguimiento a tus hábitos.

Para interiorizar y maximizar los efectos de estas técnicas de gestión del tiempo es importante hacer seguimiento a tus hábitos. 

De esta forma, al cerebro le estás dando un refuerzo positivo al ver que ya llevas 20 días haciendo algo. 

Fíjate si funciona que muchas aplicaciones y formaciones están implementando esta pequeña gamificación. 

Yo uso apps, más abajo te lo cuento.

10- No vale saltarse ni un día el hábito.

Ojo, que el saltarse un hábito puede convertirse en un hábito. 

Por eso: tolerancia cero a saltarse un día. 

Si has establecido que vas a hacer deporte 3 días a la semana y no lo has hecho ni lunes, ni martes, ni miércoles, ni jueves….no tienes coco: el viernes, sábado y domingo lo tienes que hacer aunque venga un huracán que lo arrase todo…

¿No te apetece? hazlo en versión SoyPerezoso Mood, pero hazlo.

11- Redes sociales, grupos, whatsapp, telegram…

Llámame antisocial pero le intento dedicar poco tiempo a las interacciones en redes y grupos varios. 

A veces se me va de madre y luego lo noto…no llego, no tengo tiempo…

Cuando pienso en mis referentes (tengo muchísimos 🙂 ) se caracterizan en ser muy cuidadoso con su tiempo y con el uso que hacen del mismo. 

La gestión del tiempo es algo inherente a la consecución de metas. Cuesta mucho al principio, porque no estamos habituados. 

La gestión del tiempo es mucho sacrificio al principio y poco beneficio. Después se invierten los roles y gracias a la gestión del tiempo empezarás a tener mucho beneficio con poco sacrificio.

5 Apps de Productividad con las que mejorarás la gestión del tiempo

Las apps de productividad son un tesoro y nos pueden ayudar mucho a mejorar nuestra gestión del tiempo. Aunque también hay muchas y cada vez que leemos un artículo sobre como aprender a ser más productivo nos topamos con varias apps y vamos probándolas todas. 

Al final usamos mil pero no mantenemos ninguna….

Así es complicado hacer una correcta gestión del tiempo en nuestra vida…

Mi recomendación es que te dediques un tiempo a probar varias apps de productividad y luego te decantes por una. Una vez elegida tu app de productividad, úsala. Pero solo una y la misma hasta que te siga funcionando. 

1. Superpoderes: esta es la aplicación de uno de los libros que comento más abajo. Me gusta mucho porque es holística y te deja diferenciar entre metas y trabajo, incluye meditación, seguimiento de hábitos y pomodoros. Lástima que la alarma del pomodoro no funcione….Muy completa. 
2. Habitude: es una herramienta muy completa que te permite hacer seguimiento de los hábitos. Puedes crear varios hábitos de diferentes categorías, te dice los días que los has hecho de manera continua y te saca el porcentaje de éxito.
3. Loop: Loop es muy similar a habitude solo que no permite categorizar los hábitos. El trackeo de hábitos es muy vistoso.
4. Repeat Habit: Muy similar a las anteriores,
5. Planificador y calendario: con esta app de productividad puedes hacer una gestión del tiempo visual. Separando tu día por horas y tareas. No me gustó nada…

En mi caso me gestiono con una agenda de papel, post its, calendar  y habitude. Aunque he estado mucho tiempo con la de Superpoderes y aún hoy la considero la más completa de todas. La única pega es que no suena la alarma en los pomodoros.

Habitude lo uso para los hábitos que quiero incorporar y que no tengo o para las metas. 

La agenda para la gestión del tiempo en el trabajo  y calendar para la gestión del tiempo en la vida 😛

Es importante decir que se bloquea tiempo tanto para las obligaciones (trabajo y metas) como para el ocio.

El trabajo se expande tanto como tiempo le dediques por eso es importante agendar el ocio.

La vida es para vivirla

Libros que te ayudarán a ser más productivo

Los 7 hábitos de las personas altamente Efectivas de Stephen R. Covey.

 Los 7 Hábitos son un clásico entre los clásicos en materia de liderazgo y managenemt. Proactividad, tener un fin en mente, priorizar, pensar en términos de abundancia, establecer sinergias, primero escuchar y entender a los demás para después que nos entiendan a nosotros. Culmina con el séptimo hábito que es el de la renovación. Un libro denso de los que requiere varias lecturas para interiorizarlo. Me encanta este libro.

Los Superpoderes para el éxito del Mago More o como conseguir tus metas trabajando como un cabrón.

Los superpoderes para el éxito es un libro que está muy bien documentado. En él se entremezcla gestión de tiempo, generación de hábitos, psicología, humor…y realidad aumentada. Un libro muy divertido, diferente y muy real. Escrito en un lenguaje sencillo, entendible por todos y eso no es fácil de hacer. Al menos no es fácil si está bien redactado…Y éste lo está.

Hazlo! de Seth Godin.

Hazlo es una oda al movimiento, a pasar del mundo de las ideas a la acción. Nada ocurre dentro de tu oficina. La realidad, los negocios, las ideas innovadoras, las soluciones…están fuera de tu despacho. Mueve el culo o si no vendrá otro, quizás peor que tú, y lleve tu idea a cabo.

Sun Tzu para el éxito de Gerald Michaelson y Steven Michaelson.

Si estás emprendiendo o estás pensando emprender, necesitas leerte este libro. El Arte de la Guerra interpretado, parte a parte, para la la empresa. Un libro de management plagado de ejemplos en el que habla de la importancia del análisis y de mantenerse en constante movimiento para alcanzar la victoria. Este fue el primer libro de management que me leí y he de reconocer que supuso un punto de inflexión en mi forma de entender las cosas. También es cierto que soy muy fan de la filosofía oriental.

El arte del Social Media. Un libro de Guy Kawasaki y Peg Fitzpatrick.

En El arte del Social Media vas a aprender a hacer paso por paso un plan de social media con un objetivo muy claro: conseguir conversiones. He de reconocer que a mí trabajar por objetivos me encanta (y a veces me quita el sueño, todo sea dicho) y este libro me gusta mucho. Es fácil de leer y en ocasiones recurro a él para elaborar mis planes. Me gusta tanto que te lo quiero regalar porque estamos de SORTEO ¿Te apuntas al sorteo de este libro? Inscríbete en nuestra Newsletter y el día 22 de Diciembre puedes ser el afortunado.

Mejora tu productividad personal a través del arte de gestionar el tiempo. 11 trucos para mantener el foco Clic para tuitear

El Método Bullet Journal

Si eres como yo, que te gusta jugar, dibujar y los colorines porque eres una persona creativa a la que le gusta crear su camino, el Método Bullet Journal es para tí. Se trata de un método ideado por Ryder Carroll, un diseñador que no encontraba una agenda que realmente se ajustara a sus necesidades (la historia de mi vida…) y creó este método en el que solo necesitaba un cuaderno y su boli favorito.

El Arte de gestionar el tiempo

El arte de gestionar el tiempo me recuerda mucho al libro de los 7 hábitos, solo que es menos denso y es más fácil de entender. Si lo tuyo no es la lectura, es mejor que te leas este.

Un libro que asemeja las diferentes personalidades a tipos de animales y que termina cada capítulo con una serie de tareas que debes hacer.

Mañanas Milagrosas

Mañanas milagrosas es un libro que me gusta y disgusta a partes iguales. Esa actitud de superación y ultraproductividad me llega a agotar y a agobiar…Sin embargo, tiene un enfoque que me gusta mucho: te hace pensar a largo plazo. Priorizar tus metas y empezar el día dedicándote a ellas.

Si bien es cierto que es algo que todos los libros anteriores dicen, este es el que más foco sobre ello hace.

Cubo temporizador

No es un libro, pero es un gadget para la gestión del tiempo.

Se trata de un cubo temporizador en la que cada cara tiene unos minutos que contabiliza. Muy práctico para seguir la técnica del pomodoro.

8 blogs sobre productividad personal y gestión de tiempo que no puedes dejar de leer.

En 2021 nos hemos propuestos alcanzar todos nuestros objetivos. Conseguir todas las metas que nos propongamos tanto a nivel personal como nuestros objetivos de empresa.

Por eso, además de los libros sobre gestión de tiempo, también queremos recomendar unos blogs relacionados con las productividad, la organización del trabajo y la optimización de recursos que te van a resultar muy útiles.

1. Más y mejor: puede ser de los blogs más conocidos sobre productividad y gestión. Muy recomendable.
2. Caos Cero: no recuerdo como lo conocí. Sí recuerdo con qué. Se trataba de un post sobre la gestión de procesos y sobre cómo crear un manual de procesos. Pues eso: caos cero es lo que vas a conseguir si aplicas sus enseñanzas.
3. ThinkWasabi: blog sobre la metodología GDT. Uno de los primeros que comencé a seguir.
4. David Torné 2.0: blog de productividad también centrado en el archiconocido método GTD
5. Jerónimo Sánchez : más GTD y productividad personal.
6. Marca la Diferencia: habla sobre productividad personal y liderazgo porque una va de la mano de la otra.
7. Du Tudú: organización, GTD, productividad…este blog me gusta mucho porque explica las cosas de una forma sencilla y profesional.
8. Técnicas de organización: en este blog también se nos enseña a ser más productivo a través de diferentes técnicas.

Lee estos blogs una vez a la semana y aplica una sola cosa al  mes. Un poco, repetido de manera continuada, hace un mucho. Al final de año serás una persona mucho más productiva y eficiente de lo que eres ahora.

Conclusiones sobre la gestión del tiempo y las tareas.

En 2020 he estado mucho más encima de mi marca personal que antes. Llevo 5 años (y pico) como autónoma pero hasta ahora no había gestionado conscientemente mi marca personal.

Por eso en 2020 me he dado cuenta de que la gestión del tiempo es muy importante.

Porque este año he intentado ser más organizada para repartir mi tiempo entre el trabajo, mi marca, mi familia y yo misma.

No hay que asociar productividad a hacer muchas cosas y todas ellas relacionadas con trabajo. Ser productivo es tomar decisiones:

• Decidir qué vas a hacer con tu tiempo libre
• Decidir si ir a salto de mata o hacer un cutre análisis
• Tomar notas en la agenda (aunque luego no le hagas caso)
• Mantenerte enfocado
• Hacer lo que hay que hacer aunque sea sin ganas

Con todo no se puede y he dejado de lado el ejercicio, que me da vida. Lo quiero retomar, y quiero hacer muchas cosas en Lucía y el SEO que creo que os van a gustar.

Quiero hacer otro tipo de proyectos porque me lo pide el cuerpo y la mente.

Y para llegar a un equilibrio hay que gestionar el tiempo y ser eficiente.

¿Y tú? ¿Cómo lo haces?

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